一文读懂!新公司法中公司的登记备案!


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2024-02-19

       2023年12月29日“大修”的新公司法将于2024年7月1日起实施。新公司法与现行公司法(以下称“原公司法”)相比,有较大的变化。本篇“公司的登记备案”属公司登记管理范畴,与市场监督管理部门直接关联。供有关人员参考。

一   公司的登记事项

       新公司法设“公司登记”专章,将原公司法相关章节中的公司登记条款修订调整到该专章中,同时新增了相应登记条款。不过新公司法第二章的“公司登记”,主要是设立登记和变更登记,并未将公司的注销登记条款都集中在该章。
        新公司法第三十二条第一款规定:“公司登记事项包括:(一)名称;(二)住所;(三)注册资本;(四)经营范围;(五)法定代表人的姓名;(六)有限责任公司股东、股份有限公司发起人的姓名或者名称。”对照《市场主体登记管理条例实施细则》第六条第一项“公司:名称、类型、经营范围、住所、注册资本、法定代表人姓名、有限责任公司股东或者股份有限公司发起人姓名或者名称。”的登记事项规定,后者多了一个公司“类型”。
按照新公司法第七条(即原公司法第八条,新公司法仅将“必须”修改为“应当”,其余未作变动)的规定,有限责任公司和股份有限公司都应当在公司名称中表示,有限责任公司可以称有限公司,股份有限公司可以称股份公司,因而登记事项中不包括公司类型,不会产生混淆,也无公司登记上的问题。改变公司类型,必定需要变更公司名称,因而只需在变更公司名称中附加相应条件即可。公司类型变更可以列入公司名称变更登记范围。
       公司法自1993年出台,直到2023年12月修订之前,一直都未规定公司的登记事项。1994年6月出台的国务院《公司登记管理条例》第九条规定了公司登记事项(“名称、住所、法定代表人、注册资本、企业类型、经营范围、营业期限、有限责任公司股东或者股份有限公司发起人姓名或者名称”),此后未有实质性变动。2022年3月1日实施的《市场主体登记管理条例》及其实施细则,延续了《公司登记管理条例》的规定,只是将“营业期限”与非公司企业法人的“经营期限”合一为“经营期限”,并调整为备案事项。
新公司法第三十二条第二款同时要求,“公司登记机关应当将前款规定的公司登记事项通过国家企业信用信息公示系统向社会公示。”登记事项不仅记载于公司的“企业法人营业执照”(除股东[发起人]姓名或者名称外),而且还应当通过公示系统向社会公示。在市场交易中,公司登记机关公示的公司登记事项信息,具有法定效力。这也要求公司登记机关公示的登记信息,应当准确,并及时更新发生变化的登记信息。
       新公司法第三十四条第二款规定:“公司登记事项未经登记或者未经变更登记,不得对抗善意相对人。”所谓“不得对抗善意相对人”是指公司登记事项的公示效力。比如公司住所实际发生了变动,但未经办理变更登记,善意相对人有理由相信公司仍然在原住所,有权在原住所管辖法院起诉,公司不得以住所实际已不在原住所为由,抗辩原住所法院不具有管辖权。同样,投诉举报人也有权向原住所所在地行政部门投诉举报,该行政部门不得以公司查无下落或者实际不在其管辖地为由,拒绝管辖。

二   公司的名称和法定代表人姓名

       在企业登记中,名称和法定代表人作为登记事项,一般与其他登记事项一并核准登记。不过企业名称和企业法人的法定代表人登记事项有法律、行政法规的特别规定,与其他登记事项有所不同,以至于被认为是两项独立的行政许可事项。
新公司法第六条规定:“公司应当有自己的名称。公司名称应当符合国家有关规定。”“公司的名称权受法律保护。”按照《民法典》第一百一十条第二款“法人、非法人组织享有名称权、名誉权和荣誉权。”的规定,企业名称权属人身权范畴,受法律保护。《企业名称登记管理规定(2020年)修订》第四条规定:“企业只能登记一个企业名称,企业名称受法律保护。”即经企业登记机关登记的企业名称,受法律保护。企业名称权是自企业登记机关签发营业执照之日起取得,未经登记不具有企业名称权。如此,企业名称登记,就是赋权的行政许可行为。公司作为企业法人,其名称也只有经公司登记机关核准登记,方取得公司名称权。
       按照新公司法第三十二条的规定,“法定代表人的姓名”属于公司登记事项。公司登记机关应当对法定代表人的资格,按照新公司法第一百七十八条以及《市场主体登记管理条例》第十二条规定的任职条件进行审查。不符合法定任职资格的,应当不予登记。公司应当依法重新选任或者委派法定代表人。反过来,已经登记为公司法定代表人,因隐瞒事实违反法律规定导致选任或者委派无效,或者事后丧失法定代表人资格的,公司亦应当重新选任或者委派,并申请法定代表人变更登记。
新公司法第三十五条第一款规定“公司申请变更登记,应当向公司登记机关提交公司法定代表人签署的变更登记申请书、依法作出的变更决议或者决定等文件。”这个条款虽为新增,但与实际公司登记没什么变化,只是将此规定上升为法律规定。在新公司法之前是由行政法规规定,即2022年3月以前是《公司登记管理条例》,以后则是《市场主体登记管理条例》。
新公司法第三十五条第三款规定“公司变更法定代表人的,变更登记申请书由变更后的法定代表人签署。”关于变更法定代表人,变更登记申请书由谁签署,过去是前任和后任都可以。《企业法人法定代表人登记管理规定》第六条第三项规定“由原法定代表人或者拟任法定代表人签署的变更登记申请书”。为什么会这样?因为按照前述规定第三条“企业法人的法定代表人(以下简称法定代表人)经企业登记机关核准登记,取得法定代表人资格。”的规定,企业法定代表人登记是行政许可事项,未经登记不具有法定代表人资格。因而在法定代表人变更前,新任只是处于“拟任法定代表人”地位。为了解决企业实际问题,比如原法定代表人死亡或者下落不明、甚或不履行职责,才允许拟任法定代表人签署申请书。不过《市场主体登记管理条例》并没有吸收此条规定,《市场主体登记管理条例实施细则》第三十三条也规定 “市场主体更换法定代表人…的变更登记申请由新任法定代表人…签署。”自此,公司法定代表人登记应该不再具有单独的行政许可性质,与其他登记事项也就没什么实质差别了。

三、公司法定代表人的任职人选

       原公司法第十三条规定:“公司法定代表人依照公司章程的规定,由董事长、执行董事或者经理担任,并依法登记。公司法定代表人变更,应当办理变更登记。”新公司法修改并调整为第十条“公司的法定代表人按照公司章程的规定,由代表公司执行公司事务的董事或者经理担任。”并增加两款,即第二款“担任法定代表人的董事或者经理辞任的,视为同时辞去法定代表人。”和第三款“法定代表人辞任的,公司应当在法定代表人辞任之日起三十日内确定新的法定代表人。”新公司法在此处删除原公司法有关法定代表人登记内容,是因为新公司法专设了“公司登记”一章,不表示法定代表人无需登记。
新公司法修改后表述为,公司法定代表人“由代表公司执行公司事务的董事或者经理担任”,并不表明与原公司法规定存在实质性差异,能够担任法定代表人的人选仍然集中在设董事会的董事长、不设董事会的董事(新公司法第七十五条)或者公司总经理。《民法典》第六十一条第一款规定:“依照法律或者法人章程的规定,代表法人从事民事活动的负责人,为法人的法定代表人。”公司作为营利法人(《民法典》第七十六条第二款),其法定代表人资格应当符合《民法典》的基本要求,因此公司法定代表人必定是公司的负责人,而不能是普通的董事等人员。所谓“代表公司执行公司事务”人员当然是具有相应职权的公司主要负责人(含主持工作的副职),一般副职只是协助正职工作,因而一般副职不是公司事务的“本尊”执行人,只是授权委托的执行人而已。
新公司法在此增加两款,是对辞任法定代表人的处理规定。比如公司章程规定董事长为法定代表人,被撤职、罢免或者辞去董事长职务,意味着不再是公司法定代表人。换言之,公司法定代表人与其担任的公司负责人职务是合一的,不存在单独具有法定代表人资格的情形。这也解决了实务中长期困扰的执法问题,即公司负责人职务辞任却仍然是公司登记中记载的法定代表人状况。为此,新公司法第三十五条第三款规定“公司变更法定代表人的,变更登记申请书由变更后的法定代表人签署。”也即不再承认辞任的人员具有法定代表人资格。第三款的“法定代表人辞任的,公司应当在法定代表人辞任之日起三十日内确定新的法定代表人。”规定,是要求公司应当在三十日内解决法定代表人空缺的问题。
       公司法定代表人资格,并非由公司选任或者出资人委派而自然取得,登记还是必须的,这一点应该没有变化。不过未经登记是否具有公司法定代表人资格,人民法院在民事审判中,应当具有认定权。也即公司登记机关的登记不是取得公司法定代表人资格的必要条件。

四、公司的申请撤销登记

       新公司法将原公司法第二十二条第四款“公司根据股东会或者股东大会、董事会决议已办理变更登记的,人民法院宣告该决议无效或者撤销该决议后,公司应当向公司登记机关申请撤销变更登记。”修改调整为第二十八条第一款“公司股东会、董事会决议被人民法院宣告无效、撤销或者确认不成立的,公司应当向公司登记机关申请撤销根据该决议已办理的登记。”并新增一款“股东会、董事会决议被人民法院宣告无效、撤销或者确认不成立的,公司根据该决议与善意相对人形成的民事法律关系不受影响。”为第二款。
原公司法第二十二条第四款与新公司法第二十八条第一款对比,比较突出的是将原法中的“申请撤销变更登记”修改为“申请撤销根据该决议已办理的登记”,删除原法中的“变更”一词,意味着公司申请撤销登记,已不再局限于“变更登记”,应包括“设立登记”和“注销登记”。
公司申请撤销登记事由是民事权利保障行为,不构成行政违法,公司登记机关不得因公司股东会或者董事会决议被宣告无效、被撤销或者被确认不成立,而对公司采取行政措施或者给予行政处罚,不过公司登记机关对此也并非完全置于身外。
       新公司法新增第二十七条规定了四种情形下,股东会、董事会决议不成立:“(一)未召开股东会、董事会会议作出决议;(二)股东会、董事会会议未对决议事项进行表决;(三)出席会议的人数或者所持表决权数未达到本法或者公司章程规定的人数或者所持表决权数;(四)同意决议事项的人数或者所持表决权数未达到本法或者公司章程规定的人数或者所持表决权数。”公司股东会、董事会决议是否成立的裁判权虽然并不在公司登记机关,但公司登记机关在公司登记中仍然有权审查股东会或者董事会决议是否有新公司法第二十七条所列的不成立情形。当然审查仅限于公司登记应当提交的申请材料范围内,不得据此要求公司提交在公司登记规定中没有列明的材料。公司登记机关审查认为,公司股东会或者董事会决议存在法定不成立情形的,有权要求公司补正,也可作出不予登记的决定。

五、公司登记机关的撤销公司登记

       公司申请撤销登记,与公司登记机关撤销公司登记,不是一个概念,而是两个维度的事。公司登记机关撤销公司登记,是基于公司“虚报注册资本、提交虚假材料或者采取其他欺诈手段隐瞒重要事实取得公司设立登记的”违法行为,是一种行政纠偏措施。
新公司法删除了原公司法第一百九十八条中“违反本法规定,虚报注册资本、提交虚假材料或者采取其他欺诈手段隐瞒重要事实取得公司登记的,…; 情节严重的,撤销公司登记或者吊销营业执照。”中的“撤销公司登记”内容,并单列一条为第三十九条“虚报注册资本、提交虚假材料或者采取其他欺诈手段隐瞒重要事实取得公司设立登记的,公司登记机关应当依照法律、行政法规的规定予以撤销。”这在法律意义上,将“撤销登记”从行政处罚条款中分离了出来。
        新公司法第三十九条的撤销公司登记,其一,仅限于“公司设立登记”;其二,需要“依照法律、行政法规的规定”,也即第三十九条并非是撤销登记的直接依据,仍需要有相关法律、行政法规撤销的明确规定。按照《行政许可法》第十二条第五项的规定,“企业或者其他组织的设立等”属于行政许可,故公司的设立登记,属于《行政许可法》调整范围。因而该法第六十九条第二款“被许可人以欺骗、贿赂等不正当手段取得行政许可的,应当予以撤销。”的规定,应是撤销公司设立登记的直接依据。
那么新公司法只规定撤销“公司设立登记”,是否意味着公司变更登记或者注销登记不属于撤销范围?笔者认为答案是肯定的,毕竟设立登记与变更、注销登记不同。
撤销设立登记意味着公司自始不成立,自始没有法人资格,也无经营资格,故被撤销设立登记的公司清算后应该无需办理注销登记。特别指出,新公司法第二百四十一条第一款中所称的公司被撤销,不是指公司登记机关撤销公司设立登记,而是指有关主管机关或者上级单位撤销公司的行为。国有公司由履行国家出资人职责的国务院或者地方人民政府设立,当然也有权撤销该公司。集团公司也有权撤销其全资子公司。这样的公司撤销,当然不是自始不成立,因而需要清算后办理注销登记。《民法典》第七十二条第三款“清算结束并完成法人注销登记时,法人终止;”所指的“法人”应是合法成立的组织主体,不含自始就不成立的无法人资格的“法人”。
        实践中,撤销变更登,容易形成复杂的相关利益关系,对“提交虚假材料或者采取其他欺诈手段隐瞒重要事实”取得公司变更登记,情节严重的,公司登记机关不应通过撤销变更登记来实现行政目的。以避免违法行为人以“自首”或者唆使他人,或者其他利益关联方来获得撤销变更登记后的不当利益。再者,申请变更登记有严格程序规定,公司在变更登记申请中弄虚作假,按照新公司法的规定,公司董事、监事以及高级管理人员未尽管理职责,应当为此承担责任。公司登记机关撤销公司登记,不是民事权利保障的救济途径,而是为维护公司登记管理秩序,是实施纠偏的一种方法或者手段,而吊销变更登记中弄虚作假公司的营业执照,能够实现此行政目的。再者,从维护市场秩序角度,对弄虚作假情节严重的无诚信公司,公司登记机关应当强制其退出市场,而不能以撤销变更登记方式让其存续,否则不是在纠偏回归正途,而是在“鼓励”人们的作假行为。
       至于注销登记,更无必要实施撤销。根据新公司法第二百四十条第三款“公司通过简易程序注销公司登记,股东对本条第一款规定的内容承诺不实的,应当对注销登记前的债务承担连带责任。”的这一原则,应该也适用于在一般注销登记程序中弄虚作假的公司股东。债权人有权向注销登记后的原公司股东、清算义务人进行追偿,而无需通过撤销注销登记来恢复原公司的债务人地位。至于立案查处的涉案公司以注销逃避惩处的问题,是市场监管部门实务操作中需要完善的事项,可以通过公司登记计算机软件系统,设定注销权限限制功能来实现。比如在市场主体准入系统中设定弹窗,警示该公司不能注销的事由;警示不解除,登记口就无法操作注销登记。
       关于撤销公司设立登记,需要与《市场主体登记管理条例》第四十条、第四十一条和第四十二条等规定进行衔接,希望市场监管总局在出台新公司法配套规定中,予以进一步明确。
新公司法第四十一条第二款规定:“国务院市场监督管理部门根据本法和有关法律、行政法规的规定,制定公司登记注册的具体办法。”这一点有授权立法性质,类似《食品安全法》第三十六条第三款“食品生产加工小作坊和食品摊贩等的具体管理办法由省、自治区、直辖市制定。”的规定。不过按照《立法法》第十二条等规定,全国人大及其常委会的授权立法范围很狭窄。因而,这种状态仍然是执行性立法,但立法权限可能要比一般部门规章要大一些,可以在《市场主体登记管理条例》未修改状态下,作一些例外的规定。
 

六、公司的简易注销和强制注销

       新公司法新增第二百四十条,规定了公司的简易注销。按照该条第一款“公司在存续期间未产生债务,或者已清偿全部债务的,经全体股东承诺,可以按照规定通过简易程序注销公司登记。”的规定,适用简易注销程序的公司,应当具备“存续期间未产生债务,或者已清偿全部债务”和“经全体股东承诺”两个条件。
简易注销程序,最早在各地进行试行,并在2021年7月27日出台的《市场主体登记管理条例》中正式成为公司注销登记的法定程序。该条例第三十三条第一款规定:“市场主体未发生债权债务或者已将债权债务清偿完结,未发生或者已结清清偿费用、职工工资、社会保险费用、法定补偿金、应缴纳税款(滞纳金、罚款),并由全体投资人书面承诺对上述情况的真实性承担法律责任的,可以按照简易程序办理注销登记。”新公司法第二百四十条第一款应该是源自于该规定。
       简易注销,对于一般无债权债务存在的公司而言,是一个非常便利的退出市场机制,避免繁杂的不必要程序影响公司注销效率。应该看到,简易注销也有局限,一般适用于成立时间不长的公司,对运行时间较长,虽然“在存续期间未产生债务”,但股东不全了,如有自然人股东死亡或者失踪,或者法人或者其他组织股东消亡等,就无法满足“经全体股东承诺”的条件。再者,“僵尸”公司无人理会,营业执照被吊销都不知道由谁来办理注销登记,因而需要有一个补充,这就是强制注销。
       新公司法第二百四十一条第一款规定:“公司被吊销营业执照、责令关闭或者被撤销,满三年未向公司登记机关申请注销公司登记的,公司登记机关可以通过国家企业信用信息公示系统予以公告,公告期限不少于六十日。公告期限届满后,未有异议的,公司登记机关可以注销公司登记。”这个就是强制注销。因为按一般原则,注销是依申请行为,公司登记机关处于被动状态,未经申请不得直接作出注销登记行为。强制注销就是无需经公司申请,直接依法予以注销,从而终止原公司的法人资格。
       《市场主体登记管理条例》第三十四条规定:“人民法院裁定强制清算或者裁定宣告破产的,有关清算组、破产管理人可以持人民法院终结强制清算程序的裁定或者终结破产程序的裁定,直接向登记机关申请办理注销登记。”应该也是强制注销规定,只不过形式上还是有申请人(非公司),强制注销的主体也非公司登记机关。
        无论简易注销还是强制注销,都有一个债务处理的后续问题。简易程序为何要“全体股东承诺”,就在于确定注销后原公司如存在债务由谁来承担的问题,为此新公司法第二百四十条第三款规定“公司通过简易程序注销公司登记,股东对本条第一款规定的内容承诺不实的,应当对注销登记前的债务承担连带责任。”不论全体股东的承诺是否虚假,注销后的原公司仍有债务,都属于“承诺不实”(股东也可能确实不知道还有债务存在,所以承诺虚假与承诺不实还是有区别的),一律由原股东承担连带责任,这也是为了保障公司交易安全和债权人利益。强制注销,更应遵循这一原则,新公司法第二百四十一条第二款规定“依照前款规定注销公司登记的,原公司股东、清算义务人的责任不受影响。”公司登记机关强制注销公司,不承担公司的清算责任。
       新公司法第二百四十一条第二款所指的“清算义务人”是特定主体。按照新公司法第二百三十二条“公司因本法第二百二十九条第一款第一项、第二项、第四项、第五项规定而解散的,应当清算。董事为公司清算义务人,应当在解散事由出现之日起十五日内组成清算组进行清算。”的规定,在法律规定条件下,公司的清算义务人是“董事”,而非股东。

七、公司的信息公示和备案事项

       新公司法将“国家企业信用信息公示系统”作为公司信息公示的“主渠道”。
       新公司法第四十条规定:“公司应当按照规定通过国家企业信用信息公示系统公示下列事项:(一)有限责任公司股东认缴和实缴的出资额、出资方式和出资日期,股份有限公司发起人认购的股份数;(二)有限责任公司股东、股份有限公司发起人的股权、股份变更信息;(三)行政许可取得、变更、注销等信息;(四)法律、行政法规规定的其他信息。”“公司应当确保前款公示信息真实、准确、完整。”
       根据《市场主体登记管理条例》第九条和《市场主体登记管理条例实施细则》第七条第一项规定,“公司:章程、经营期限、有限责任公司股东或者股份有限公司发起人认缴的出资数额、董事、监事、高级管理人员、登记联络员、外商投资公司法律文件送达接受人。” 应当向登记机关办理备案,这需要与新公司法进行衔接。其一,新公司法已经取消股份有限公司的认缴制,故股份有限公司不再存在认缴与实缴事项的备案问题。其二,新公司法既然已经规定,“有限责任公司股东认缴和实缴的出资额、出资方式和出资日期”应当主动公示,因而继续保留向公司登记机关进行备案应该已丧失其实质意义。其三,新公司法并无公司经营期限的事项,公司可以在其章程中规定经营期限,也可以不规定经营期限,这应该属于公司“自治”范围的事项,公司登记机关大可不必行政介入。其四,公司章程修改备案,应继续保留。公司章程是公司内部法律文件,不宜向社会公示,但须向公司登记机关备案。否则公司章程文本将处于不确定状态,不利于公司、股东及相关利益方,也不利于公司登记和行政部门的监管。
        至于公司的董事、监事、高级管理人员是否应当备案,可以综合考虑现实中的公司登记管理状态。公司的董事、监事、经理的备案,源于原《公司登记管理条例》第三十七条。此处的备案,应属知照告知性质,未经备案并不导致相应备案事项变动没有法律效力,公司登记机关获取的备案信息也仅起到公众可以查阅以及公示的作用。也因此,公司登记机关并不对备案事项进行实质审查,即便形式审查也极其有限。故建议取消公司董事、监事、高级管理人员备案事项,改为由公司主动向社会公示。